Segundo a legislação vigente, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, os administradores das Sociedades Anônimas e das Sociedades Limitadas devem convocar Assembleia Geral Ordinária ou Reunião de Cotistas para discutir as seguintes matérias, elencadas no art. 132 da Lei 6404/76 e art. 1078 do Código Civil.
- Tomada de contas dos administradores, examine, discussão e votação das demonstrações financeiras;
- Destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
- Eleição dos administradores, quando for o caso;
Esse prazo coincide, na maioria das empresas, com o mês de abril.
A realização das Assembleias Gerais Ordinárias e Reunião de Cotistas são obrigatórias, ainda que não haja lucros a serem distribuídos ou administradores e membros do Conselho Fiscal a serem eleitos, posto que a deliberação das contas é imprescindível e sua aprovação isenta os Administradores de qualquer responsabilidade.
O empresário deve ficar atento também quanto aos prazos descritos em Lei para publicação das demonstrações financeiras e também quanto as regras de publicação do edital de convocação das Assembleias/Reuniões Ordinárias para que não haja qualquer nulidade.
O edital de convocação deve ser publicado com, pelo menos, 8 dias de antecedência da Assembleia/Reunião para sociedades anônimas fechadas e sociedades limitadas. Para sociedades anônimas abertas a antecedência deve ser de 15 dias.
A empresa deve, ainda, publicar o Balanço e demonstrações financeiras até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da Assembleia geral ordinária.
Uma vez aprovadas as contas e demonstrações financeiras, exonera-se a responsabilidade dos administradores da sociedade. Posteriormente, as atas das Assembleias Ordinárias e Reuniões de Cotistas devem ser levadas na Junta Comercial para registro e arquivamento.
O cumprimento de todo o procedimento legal quanto à aprovação de contas e sua publicação demonstra a transparência da sociedade e seu compromisso com um Programa de Compliance efetivo, o que só contribui com a credibilidade e reputação da sociedade.
Por Juliana Mancini
Sócia Coordenadora da Área Empresarial Consultivo no Manucci Advogados.
Em caso de dúvidas, entre em contato: juliana.mancini@manucciadv.com.br
