Saiba definitivamente o que é Compliance

Já não é novidade para ninguém que o ambiente de negócios global está se tornando cada vez mais arriscado, desencadeando crises financeiras, tensões geopolíticas e turbulências internas e externas. E, para isso, existe o Compliance.

Entretanto, apesar de muitos desses fatores estarem fora do controle das empresas, não significa que as companhias estão de braços cruzados. É preciso melhorar os sistemas de controle de riscos e de Compliance para aprimorar o ambiente corporativo e ainda atrair novos investidores. 

O que muitos gestores ainda não entendem é como a integração entre Compliance e Gestão de Riscos, aliada às boas práticas de Governança Corporativa, podem favorecer as empresas, auxiliando na prevenção de ameaças à estrutura legal e aos ativos físicos da instituição. 

Portanto, para esclarecer o que é e qual a importância do Compliance, a Manucci Advogados preparou este post especial. Prossiga a leitura! 

O que é Compliance e Gestão de Risco?

Vamos começar explicando o que é a Gestão de Risco. Porém, antes de mais nada é preciso conceituar quais são os riscos internos e externos que podem causar incertezas e imprevisibilidade em qualquer processo de gestão de negócio. Uma vez que essas incertezas se aliam a uma gestão inadequada, aumenta ainda mais a possibilidade de prejuízos.

Sendo assim, nada melhor do que realizar um gerenciamento capaz de mensurar e combater diretamente os riscos, evitando que eles atinjam os lucros da companhia. Dessa maneira, podemos dizer que a gestão de riscos é constituída por uma série de processos e atividades específicas com o objetivo de corrigir deficiências e evitar falhas que comprometam a organização.

Além disso, esse gerenciamento também envolve a identificação de oportunidades que enriqueçam o valor de mercado e a infraestrutura do negócio como um todo.

Os profissionais que trabalham nesta área são responsáveis por identificar as incertezas nos processos, medir a probabilidade de danos e seus possíveis impactos. Vale ressaltar ainda que independentemente do segmento e do porte da empresa, é a gestão de riscos que vai ajudar a definir a sua capacidade de crescimento.

Agora que já falamos sobre gestão de risco, vamos conceituar o Compliance. O nome vem do verbo em inglês “to comply”, que denomina a ação em conformidade com as regras, no caso das empresas, uma metodologia de cumprimento às legislações vigentes.

Ou seja, o Compliance está relacionado a diversos mecanismos de controle cuja função é garantir que os processos da instituição estejam sendo realizados de acordo com os requisitos jurídicos e sem deixar de lado os valores éticos presentes na missão e nos valores da empresa. 

Ele também pode ser entendido como um conjunto de procedimentos destinados ao cumprimento das normas legais e ao combate de desvios éticos nas corporações. Sendo assim, podemos afirmar que o Compliance serve para enfrentar os fatores que levam ao descumprimento de normas, como: controle interno de riscos, falta de monitoramento contínuo e falhas na supervisão adequada dos processos.

Qual é a diferença entre gestão de riscos e Compliance?

Chega a ser um pouco complicado distinguir a gestão de riscos do Compliance, uma vez que as duas áreas destinam-se ao combate aos danos já causados e o cumprimento da legislação. Entretanto, é possível fazer uma comparação entre os dois processos, já que o primeiro visa a necessidade de evitar riscos e o segundo assegurar a implementação efetiva das ferramentas de combate.

A união dessas duas ferramentas garante vantagem competitiva e agrega valor ao seu negócio, uma vez que o cumprimento das regras e regulamentos estabelecidos (Compliance), se alinha diretamente à proteção das empresas contra riscos que poderiam levar ao desrespeito às regras vigentes.

Dessa maneira podemos afirmar que a gestão de riscos ameniza o trabalho do Compliance e facilita a sua implementação sem causar grandes rupturas em todo as atividades da companhia. 

Ao compararmos a gestão de riscos com o Compliance notamos que a primeira depende da análise para contornar os riscos ou, pelo menos, diminuir as falhas nos processos. Enquanto que o segundo trabalha decisivamente com possíveis multas e penalidades, como por exemplo, como impedir os danos à reputação da empresa relacionados a falhas no gerenciamento.

O que faz a área de Compliance?

O principal papel da área de Compliance é manter a empresa em conformidade com leis e regulamentos internos e externos, ou seja, atender aos normativos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição, bem como dos regulamentos internos, principalmente aqueles inerentes ao seu controle interno.

Sabemos que é impossível definir normas e procedimentos internos para garantir que a empresa esteja em conformidade, sem que haja domínio e conhecimento do negócio, de todos os processos e a abrangência dos mesmos, interna e externamente. 

Vale ressaltar que, além de manter as informações seguras e seu negócio sempre funcionando, as empresas precisam mostrar para o mercado que estão adotando as boas práticas. E a melhor maneira de fazer isso é estando em conformidade, ou em compliance.

Dessa maneira, a organização consegue se destacar no mercado e garantir alguns benefícios como: desconto em linhas de crédito, valorização da organização, melhor retorno dos investimentos, entre outros.

Sendo assim, podemos dizer que o profissional de compliance é responsável por:

• Elaborar e publicar normativos e procedimentos, direcionando as responsabilidades aos gestores de áreas;
• Entender o que está sendo cobrado e descobrir como melhorar as atividades e proporcionar maiores índices de eficiência, eficácia e confiabilidade das informações;
• Realizar atividade de prevenção à fraudes, segurança da informação, plano de continuidade de negócios, contabilidade internacional, fiscal e gerencial; 
• Gestão de riscos e de pessoas; atendimento a auditorias internas e externas; dentre outras.

Ou seja, um profissional de Compliance deve dominar conhecimentos sobre o negócio, as metas e objetivos dos administradores.

Como o Compliance pode trazer maior segurança na geração de negócios?

O Compliance acaba envolvendo todos os departamentos de uma empresa, para que haja a sua efetividade.

Um Programa de Compliance passa por etapas, primeiro mapeando os riscos do negócio, para saber se está de acordo com a realidade da empresa, para depois então ser implementado. 

Para que se tenha uma ideia de onde o Compliance atua e entenda porque ele pode trazer mais segurança na gestão de negócios, vamos listar os pontos mais importantes desta atividade:

• Código de Ética: definir de acordo com a realidade da empresa, da maneira mais clara e objetiva para fácil compreensão de todos os colaboradores sobre a conduta da empresa e seus valores.
• Política de Compras: gerir os riscos que as compras impactam na receita da empresa, tornando esse processo estratégico, evitando o risco de fraudes.
• Política de Comunicação: estimular a equipe para a troca de informações e conhecimentos.
• Política de Gestão de Riscos: realizar a fiscalização e implementar medidas e plano de ação através de categorias e ou áreas de negócios.
• Política de Gestão de Serviços Terceirizados: avaliar quais os serviços devem ser terceirizados para que a empresa não sofra penalidades que impactarão em altos custos com multas e processos.
• Política de RH: fiscalizar as normas de segurança, as contratações e demissões, para que todos os envolvidos cumpram normas e procedimentos internos, atuando como elo entre os colaboradores e a empresa para eventuais denúncias.
• Política de TI: está diretamente ligada a segurança de dados de uma empresa, evitando fraudes e minimizando riscos, atuando na prevenção de falhas na Governança. 
• Política de Viagens: definir e estipular diretrizes para cada viagem, separando despesas pessoais das profissionais. 
• Política para Fornecedores: constatar a integridade das empresas fornecedoras de serviços ou produtos, tanto no cumprimento de suas obrigações legais quanto no que diz respeito aos insumos utilizados por eles. 
• Política de Relacionamento com Clientes: manter a transparência e a ética com os cliente, cumprindo o que foi determinado em contrato e respeitando o direito do consumidor.

Ficou claro agora porque implementar um Programa de Compliance ou criar uma área de Compliance é tão importante para que as empresas se sintam mais seguras para a realização dos seus negócios e também para a satisfação dos clientes?

Quais os tipos de Compliance?

Existem diversos tipos de Compliance e a seguir vamos falar sobre cinco dos principais. Veja como aplicá-los em sua empresa com eficiência e de maneira estratégica. 

• Compliance ambiental

O Compliance Ambiental é  responsável por colocar a atuação empresarial em harmonia com a natureza, algo essencial para alcançarmos um mundo mais saudável e sustentável. Toda empresa responsável e séria, está atenta a essa questão ambiental, avaliando os riscos e danos que suas atividades podem gerar à natureza e como reduzir tais impactos. 

• Regras de saúde e segurança no trabalho

Essa é uma das grandes responsabilidades de um gestor de compliance, pois tem uma influência direta sobre a produtividade e a motivação de seus colaboradores. É imprescindível que uma empresa proporcione um ambiente de trabalho saudável, seguro e produtivo. Isso serve como uma estratégia de negócio que confere a toda e qualquer empresa as condições necessárias para crescer e se desenvolver de maneira duradoura.

• Atuação anticorrupção

É essencial investir em táticas e ações que evitem e minimizem qualquer desvio de conduta de seus funcionários, colaboradores, parceiros e fornecedores, a fim de evitar que a empresa tenha o nome relacionado à corrupção, uma vez que é extremamente prejudicial para a sua imagem.

• Responsabilidade social

Todo empreendimento possui uma responsabilidade social que deve ser cumprida. Por isso, a atuação empresarial não deve apenas ser pautada pela busca de lucratividade, mas a organização também precisa se esforçar para gerar melhorias na sociedade e na vida de seus colaboradores.

• Controle de qualidade do produto e serviço

O perfil do consumidor se modificou muito nos últimos anos. Ele está cada vez mais atento à qualidade dos produtos e serviços adquiridos, e o preço já não é o único aspecto a ser analisado. Sendo assim, é fundamental que as empresas se preocupem em entregar ao mercado um produto ou serviço de qualidade, que atenda às expectativas dos clientes e estejam de acordo com as normas técnicas de segurança e eficiência. 

O que é Compliance Fiscal?

Agora que você já sabe o que significa Compliance, que é o cumprimento de normas, fica mais fácil entender o Compliance Fiscal. Ele nada mais é do que seguir as normas fiscais legais sejam do município, do estado ou da união. Ou seja, é um conjunto de disciplinas e medidas que ajudam as empresas a atuar dentro das leis fiscais vigentes.

Sabendo que a área fiscal possui uma infinidade de leis que se alteram com certa constância e são muito complexas, o Compliance Fiscal passa a atuar como um grande aliado dos empresários. Vale ressaltar que dentro do âmbito fiscal, além de existir uma série de normas, ainda há prazos rigorosos que devem ser seguidos e, por isso, não podem ser esquecidos ou negligenciados pelas empresas, evitando punições financeiras. 

Quando um processo é focado na qualidade e não somente na sua data de vencimento, existem grandes chances de que os erros acabem e, portanto, se extinguem as multas.

De um modo geral, o Compliance Fiscal visa o monitoramento de todas as normas existentes auxiliando, inclusive, nos prazos de entrega. Entretanto, não podemos esquecer que o seu foco está na melhora os processos de controle das entregas, no arquivamento de toda a movimentação fiscal de forma digital, no monitoramento de CND’s e muito mais. 

O que é um agente de Compliance?

Um agente de Compliance, além de ter como uma de suas responsabilidades os normativos inerentes ao ramo de atividade da empresa, também busca garantir o cumprimento do código de ética e dos manuais de conduta aplicáveis ao seus funcionários.

É possível dizer que é sua atribuição interagir com todas as áreas da empresa para que elas cumpram o que foi determinado pela alta administração ou pelo Conselho, através de ações pontuais e sistemáticas, visando que a cultura da organização seja disseminada por toda a instituição.

Mas então você deve estar se perguntando de que maneira o agente de Compliance pode disseminar uma cultura ética e compromissada em todos os níveis da empresa?

O primeiro ponto é que todas as ações adotadas por este profissional devem ser pautadas em aspectos éticos, evitando comportamentos em desacordo com as políticas da empresa. Também é preciso evitar expor-se a situações onde possa ser caracterizado conflito de interesse ou em que fiquem evidenciados benefícios ao agente, sejam de cunho pessoal ou financeiro.

Além disso, o agente de Compliance deve atuar de forma efetiva no treinamento das equipes, implementando a cultura organizacional voltada a valores éticos e disseminada de maneira efetiva e contínua. 

Outro ponto importante é que esse profissional deve estar atento para situações em que haja a eminência do descumprimento das diretrizes éticas da empresa para agir prontamente de forma a minimizar perdas decorrentes desta falha.

Conclusão

O Compliance é responsável por manter a empresa em conformidade com leis e regulamentos internos e externos, atendendo aos normativos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas pela organização, bem como dos regulamentos internos.

É função de um agente de compliance elaborar e publicar normativos e procedimentos para direcionar as responsabilidades aos gestores de áreas; entender como a empresa funciona e descobrir como proporcionar maiores índices de eficiência, eficácia e confiabilidade das informações; prevenir fraudes e realizar a gestão de riscos e de pessoas. 

Sendo assim, podemos garantir que um profissional de Compliance deve dominar conhecimentos sobre o negócio, as metas e objetivos dos administradores.

Agora você entendeu a importância da área de Compliance para que a empresa se sinta mais seguras para a realização dos seus negócios?

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